Las soluciones legaltech en la gestión de contratos suponen una de las mejoras más interesantes para los departamentos legales. Estas soluciones vienen a resolver problemas intrínsecos, no sólo en las empresas sino también en muchos despachos de abogados. Algunos ejemplos son:
- Equipos diferentes trabajando con modelos de contratos distintos.
- Ineficaz control de versiones poco intuitivo y que comporta inversiones considerables de tiempo hasta conseguir identificar la versión correcta, especialmente cuando los documentos “viajan” en los emails de una persona a otra.
- Dificultad en compartir información.
- Dificultad/lentitud de adaptación a los cambios reguladores que hace que los contratos puedan quedar obsoletos por no poder identificar de forma rápida aquellos que necesitan ser actualizados.
- Falta de visibilidad y reporting.
Estos problemas, típicos y que ocurren a diario en los departamentos legales, pueden solucionarse con las modernas herramientas de gestión contractual que aplican las siguientes soluciones a los retos identificados anteriormente:
- Repositorio central de contratos: Ya sea en la nube (sistema preferible) o en un servidor propio dedicado, con regulación de permisos de acceso, edición y descarga.
- Herramientas de creación automatizada de contrato: algunas funcionan de forma autónoma, es decir, con la única función de automatizar un contrato, en tanto que otras funcionan de forma integrada con un gestor de procesos (solución mucho más amplia y global) .
- Librería de cláusulas: Un repositorio central y único de cláusulas para evitar así los modelos individualizados. La actualización de cláusulas debe pasar por un proceso de revisión, de forma que se eviten errores.
- Capa analítica y de reporting avanzados: Todo lo anterior comporta que se genere un “mar de datos” centralizado, estructurado y explotable mediante sistemas de reporting avanzados.