Les solucions legaltech en la gestió de contractes suposen una de les millores més interessants per als departaments legals. Aquestes solucions venen a resoldre problemes intrínsecs, no solament en les empreses sinó també en molts despatxos d’advocats. Alguns exemples són:
- Equips diferents treballant amb models de contractes diferents.
- Ineficaç control de versions poc intuïtiu i que comporta inversions considerables de temps fins a aconseguir identificar la versió correcta, especialment quan els documents “viatgen” en els emails d’una persona a una altra.
- Dificultat a compartir informació.
- Dificultat/lentitud d’adaptació als canvis reguladors que fa que els contractes puguin quedar obsolets per no poder identificar de manera ràpida aquells que necessiten ser actualitzats.
- Falta de visibilitat i reporting.
Aquests problemes, típics i que ocorren diàriament en els departaments legals, poden solucionar-se amb les modernes eines de gestió contractual que apliquen les següents solucions als reptes identificats anteriorment:
- Repositori central de contractes: Ja sigui en el núvol (sistema preferible) o en un servidor propi dedicat, amb regulació de permisos d’accés, edició i descàrrega.
- Eines de creació automatitzada de contracte: algunes funcionen de manera autònoma, és a dir, amb l’única funció d’automatitzar un contracte, en tant que unes altres funcionen de manera integrada amb un gestor de processos (solució molt més àmplia i global).
- Llibreria de clàusules: Un repositori central i únic de clàusules per a evitar així els models individualitzats. L’actualització de clàusules ha de passar per un procés de revisió, de manera que s’evitin errors.
- Capa analítica i de reporting avançats: Tot l’anterior comporta al fet que es generi un “mar de dades” centralitzat, estructurat i explotable mitjançant sistemes de reporting avançats.