Durante mucho tiempo, los departamentos legales, al igual que los despachos de abogados, han hecho su trabajo de una forma muy artesanal, como máximo utilizando algunas plantillas de documentos en las que basarse para ahorrar tiempo.
La tecnología ha permitido mejorar mucho la situación y ahora disponemos de sistemas muy sofisticados para automatizar gran parte del trabajo. Esta automatización de procesos comporta beneficios inmediatos:
- Mejora su eficiencia al conseguir realizar más trabajo en menos tiempo.
- Reduce errores que habitualmente se producen en tareas, más de tipo repetitivo.
- Permite reducir tiempo de respuesta.
- Las áreas más habituales en las que el departamento legal aborda actuaciones de automatización de procesos son:
- La gestión contractual: desde la simple automatización en la creación de contratos, hasta el rediseño completo del proceso, empezando por la solicitud del servicio, que incluye todos los niveles de autorización (envío automático de solicitudes de aprobación en función del importe, poderes y niveles de responsabilidad) hasta su envío para la firma electrónica de un externo a la organización.
- Gestión de litigios: aborda toda la cadena de producción desde que entra el primer papel en la empresa (que se puede hacer de forma automática hacia la persona responsable del asunto, gracias a sistemas de reconocimiento de caracteres y capas de inteligencia artificial) hasta la preredacción de escritos.