Durant molt de temps, els departaments legals, de la mateixa manera que els despatxos d’advocats, han fet el seu treball d’una forma molt artesanal, com a màxim utilitzant algunes plantilles de documents en les quals basar-se per a estalviar temps.
La tecnologia ha permès millorar molt la situació i ara disposem de sistemes molt sofisticats per a automatitzar una gran part del treball. Aquesta automatització de processos comporta beneficis immediats:
- Millora la seva eficiència en aconseguir fer més treball en menys temps.
- Redueix errors que habitualment es produeixen en tasques, més de tipus repetitiu.
- Permet reduir temps de resposta.
- Les àrees més habituals en les quals el departament legal aborda actuacions d’automatització de processos són:
- La gestió contractual: des de la simple automatització en la creació de contractes, fins al redisseny complet del procés, començant per la sol·licitud del servei, que inclou tots els nivells d’autorització (enviament automàtic de sol·licituds d’aprovació en funció de l’import, els poders i els nivells de responsabilitat) fins al seu enviament per a la signatura electrònica d’un extern a l’organització.
- Gestió de litigis: aborda tota la cadena de producció d’ençà que entra el primer paper a l’empresa (que es pot fer de manera automàtica cap a la persona responsable de l’afer, gràcies a sistemes de reconeixement de caràcters i capes d’intel·ligència artificial) fins a la preredacció d’escrits.
