Contenido y funciones de un programa de compliance 

Corresponde al órgano de administración adoptar y hacer cumplir el programa de compliance. 

La figura del compliance officer es fundamental en la implementación y control de la eficacia del programa de compliance. 

El contenido del programa de compliance debe adaptarse a las particularidades de la sociedad, no siendo recomendable definir contenidos estándares. 

Retomamos en este artículo las reflexiones al entorno de la conveniencia que las sociedades adopten un programa de cumplimiento normativo (compliance), con la finalidad de establecer en todos los niveles de la organización una cultura de cumplimiento normativo, para evitar de esta manera que la sociedad sea un instrumento para la comisión de delitos, con la consiguiente responsabilidad para sus administradores y directivos. 

Corresponde al órgano de administración adoptar y hacer cumplir el programa de compliance, en la implementación y seguimiento de las medidas de vigilancia y control que reduzcan de forma significativa el riesgo en la comisión de delitos. 

Los principales requisitos que debe adoptar un programa de compliance son los siguientes: 

  1. Confección de un mapa de riesgos con la finalidad de determinar los delitos a prevenir, de acuerdo con las actividades que desarrolla la empresa, así como calificar el nivel de riesgo para cada una de las actividades. 
  2. Establecer los protocolos necesarios para el control y seguimiento en la toma de decisiones para poder identificar las personas que han participado en la adopción y su ejecución, disponiendo de un registro que permita determinar los diferentes intervinientes y en qué grado. 
  3. Disponer de modelos de gestión de los recursos financieros, a los efectos de mantener un control de los pagos y cobros que realiza la empresa , así como su causa, de especial trascendencia en los delitos de base económica. 
  4. Imponer a todos los niveles de la organización la obligación de informar al organismo de control de los posibles riesgos e incumplimientos al programa de compliance, con especial referencia a disponer de un canal de denuncia anónima. 
  5. Establecer un régimen sancionador adecuado a los incumplimientos del programa de compliance, como sanción autónoma a la comisión de los delitos o faltas que puedan cometerse con las conductas punibles y sin necesidad que la infracción de lugar a la comisión de un delito. 
  6. Implantar un sistema de verificación periódica del programa de compliance, proponiendo las modificaciones que en cada momento sean oportunas para su adecuación a la finalidad que debe servir y a los cambios organizativos. 

La supervisión del funcionamiento y cumplimiento del programa de compliance debe encargarse a un órgano de la sociedad con poderes autónomos de iniciativa y control, comúnmente denominado compliance officer. 

El contenido del programa de compliance debe adaptarse a las particularidades de la sociedad, no siendo recomendable definir contenidos estándares, si bien podemos enumerar algunos aspectos que nos parecen esenciales: 

  1. Medidas que permitan evitar las situaciones de conflicto de intereses, tanto a nivel interno como externo. 
  2. Protocolos para el tratamiento y acceso a información confidencial. 
  3. Política de tratamiento, conservación y acceso a los datos de carácter personal, de manera especialmente relevante cuando se gestionen datos calificados legalmente como sensibles. 
  4. Protección de los derechos de propiedad industrial e intelectual. 
  5. En complemento de los tres anteriores, establecer protocolos para garantizar la seguridad informática. 
  6. Políticas de prevención de actuaciones que puedan ser calificadas como abuso de mercado y uso de información privilegiada. 
  7. Políticas de prevención de la salud, seguridad e higiene en el trabajo. 
  8. Mecanismos adoptados para la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. 
  9. Regulación en la interposición, tramitación y resolución de denuncias, con especial regulación al canal de denuncias anónimas. 
  10. Protocolos de actuación para descubrir la comisión de un delito que pudiera generar responsabilidades a la sociedad, así como los mecanismos de respuesta para atenuar sus efectos y ponerlo en conocimiento de las autoridades competentes. 

Tal como hemos apuntado la figura del compliance officer es fundamental en la implementación y control de la eficacia del programa de compliance, y de esta manera en la prevención de delitos mediante la actividad societaria. Para su eficacia de sus funciones debe depender y reportar directamente al órgano de administración. 

Otro de los elementos claves para el éxito del programa de compliance es la formación en todos los niveles de la organización, para determinar una auténtica cultura del cumpliento normativo, sin la cual la eficacia del programa tendrá muchas dificultades para su correcta implementación. 

Atendiendo a la complejidad de las cuestiones que conllevan la confección e implantación de un programa de compliance, requieren de un asesoramiento adecuado para que actúe como una herramienta eficaz a sus finalidades.

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