La gestió del temps com a cost d’oportunitat a l’activitat dels advocats

Sens dubte, el temps de dedicació als assumptes en un despatx és l’element més important de la gestió, en la mesura que el temps és un recurs finit, que no es pot recuperar, i alhora és la principal matèria primera amb què treballem, doncs substancialment la nostra activitat consisteix a dedicar hores a atendre els encàrrecs dels nostres clients. Segons la gestió del temps dels professionals que implementem estarem determinant l’experiència del client, l’assoliment dels objectius del despatx i el benestar propi dels professionals, d’aquí la seva capital importància.

Abans d’abordar l’optimització en la gestió del temps hem d’esmentar dos elements que tenen un gran impacte, en la mesura que generen importants disponibilitats de temps, si bé no els abordarem en aquesta ocasió en la mesura que pretenem analitzar la gestió del temps des de la perspectiva del cost d’oportunitat:

L’automatització de les tasques, de la mà de la tecnologia i de manera rellevant de la intel·ligència artificial, ens permetrà alliberar temps per a la millora en l’eficiència de la gestió, especialment en aquelles tasques que no aporten valor, que està transformant l’activitat dels professionals i la gestió del temps.

L’aplicació de metodologies àgils en la gestió dels projectes redueix les deixalles de temps i evita la realització de tasques duplicades, amb una millora evident en l’eficiència de la gestió del temps.

L’adequada combinació dels tres elements determinants en la gestió del temps: l’automatització de tasques, la gestió de projectes i la planificació de tasques, a més de conformar un determinat model de negoci, té un impacte directe als costos d’explotació, a la mesura que el cost de personal sol suposar la despesa més important del despatx, i així la seva adequada gestió té un impacte directe en el compte de resultats.

Hem de tenir en compte que, si bé els recursos tecnològics o de gestió són escalables, en la mesura que ens permeten atendre més projectes sense augmentar els recursos, el coneixement i la dedicació dels professionals no ho són, doncs un nombre més gran de projectes ens requeriran més professionals, cosa que ens exigeix gestionar el cost d’oportunitat del recurs temps per minimitzar la incorporació de nous professionals, planificació que construirem des de tres elements:

  1. Elecció: L’activitat professional implica gestionar el cost d’oportunitat del que deixem de fer.

Excepte per a uns quants elegits és evident que no podem fer bé dues coses alhora, cosa que converteix la nostra tasca quotidiana en una elecció permanent de si ens dediquem a aquest projecte o a un altre, i en conseqüència deixarem de fer coses que caldrà eliminar, delegar o posposar, segons veurem posteriorment a la planificació. La decisió comportarà un cost d’oportunitat que no hem de deixar a la improvisació o a l’atzar.

La gestió del cost d’oportunitat requerirà un quàdruple pla temporal: anual, mensual, setmanal i diari per tenir visió a curt, mitjà i llarg termini, ja que si només gestionem el pla diari només gestionarem les urgències, en la mesura que ho immediatament no és sempre l’important.

Els plans temporals hauran d’incorporar una llista de tasques, la classificació en atenció a la seva naturalesa, la previsió del temps per al seu desenvolupament, la priorització en la seva execució, així com un element dinàmic per a l’ajust en la seva execució que permeti incorporar la flexibilitat necessària atendre sobrecàrregues de treball o imprevistos. Els excedents a la nostra disponibilitat horària suposen el cost d’oportunitat a gestionar, d’acord amb els dos elements que segueixen.

  1. Temporalització: La correcta ubicació a l’espai temporal de les tasques a realitzar serà clau per aconseguir els objectius.

Lògicament, no totes les tasques admeten la mateixa dilació en el temps, algunes estaran subjectes a venciments inajornables i en conseqüència la construcció de cronogrames i diagrames de Gantt seran claus per a la correcta ubicació de les tasques en el temps.

Generar la disponibilitat personal necessària per a l’execució continuada en el temps d’una determinada tasca, és un altre element clau en la gestió del temps, en la mesura que la interrupció en la seva execució, o el seu ajornament, consumeix un temps addicional i un cansament al professional, en la mesura que l’execució seqüencial aporta millors rendiments. Hem d’alliberar el temps necessari per a tasques que exigeixin concentració, cercant l’aïllament que eviti la interrupció.

Hem de deixar constància de l’execució diària de les tasques, mitjançant una eina de timesheet o gestió d’hores, amb la doble finalitat de fer una anàlisi de les desviacions i introduir les correccions temporals necessàries, així com implementar un sistema d’avaluació de l’aportació de valor i rendibilitat en l’execució dels projectes. No podrem millorar allò que no puguem mesurar.

  1. Priorització: l’adequada combinació entre allò urgent i allò important

L’activitat professional consisteix sovint en l’elecció entre fer allò urgent o allò important, amb el consegüent estrès, que haurem de resoldre mitjançant una matriu per a la decisió a prendre: eliminar, delegar o posposar.

Així, si no són urgents ni importants, podrem eliminar les tasques, normalment associades a activitats improductives. Si són urgents però no importants, podrem delegar i fer el seguiment corresponent. Si són importants però no urgents, podrem planificar-ne l’execució. I si finalment són urgents i importants, haurem d’actuar immediatament.

El balanç adequat de les diferents entrades de la matriu ens posarà en relleu el nivell d’organització del despatx, ja que si la majoria de les tasques són urgents i importants estarem segurament davant d’un problema d’organització, i si per contra estem davant d’una situació on la majoria de les tasques no són importants i no són urgents estarem possiblement davant d’un problema de model de negoci.

La planificació en l’execució de les tasques serà clau per a la seva eficiència, en la mitjana que si en controlem l’execució podrem desenvolupar una estratègia de gestió. Per contra, si les tasques determinen la planificació del despatx ens limitarem a aplicar tàctica, amb el consegüent estrès que penalitzarà addicionalment el rendiment.

El creixement del despatx va associat necessàriament a l’estratègia de delegació de tasques i la construcció d’una cultura d’equip. En aquest sentit hem d’estar especialment atents als factors que ens impedeixen una delegació de les tasques: manca de confiança, manca de temps per delegar, manca de recursos, manca de motivació… La delegació de tasques té un component de transmissió del coneixement que enforteix la cultura del despatx i el seu creixement harmònic, i tenint en compte la importància d’aquests elements, cal dedicar-hi l’atenció necessària.

Detallem algunes tècniques específiques per a la gestió del temps:

  • Dediqueu 10 minuts a l’inici de la jornada per planificar el dia.
  • Establir els objectius de manera clara i visible, amb previsió de dedicació temporal i compartir-ho amb l’equip.
  • Dividir les tasques complexes per gestionar-les en períodes màxims de 2 hores.
  • Determinar un espai temporal per a les trucades, gestió dels correus i gestió de les xarxes socials.
  • Determinar espais de temps bloquejats per a tasques que exigeixin concentració, així com una planificació dels descansos.
  • Alliberar temps per a imprevistos i evitar les tasques lladres de temps sense valor.
  • Usar eines de gestió de projectes compartides amb l’equip, i fer un seguiment de l’execució de la planificació.
  • L’ordre a la taula de treball i a l’ordinador ajuda a millorar la gestió del temps.
  • Mesurar l’aportació de valor al client i la rendibilitat econòmica.
  • Al final del dia mesurar l’execució de la previsió, per corregir la següent per tancar el cicle. L’ajornament de les feines serà la part més sensible a gestionar.

Sens dubte, l’actiu més important d’un despatx són els seus professionals i, en conseqüència, una gestió adequada de les tasques que realitzen és clau per a la retenció del talent, la millor experiència del client i la rendibilitat del despatx. La gestió del cost d’oportunitat va determinar l’èxit als reptes posats.

Publicat a Legal Today 26/7/2021

Què en penses?

Deixa un comentari

L’adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

Altres articles sobre , , ...