Sin duda, el tiempo de dedicación a los asuntos en un despacho es el elemento más importante de la gestión, en la medida en que el tiempo es un recurso finito, que no se puede recuperar, al tiempo que es la principal materia prima con la que trabajamos, pues sustancialmente nuestra actividad consiste en dedicar horas a atender a los encargos de nuestros clientes. Según la gestión del tiempo de los profesionales que implementamos estaremos determinando la experiencia del cliente, la consecución de los objetivos del despacho y el bienestar propio de los profesionales, de ahí su capital importancia.
Antes de abordar la optimización en la gestión del tiempo debemos mencionar dos elementos que tienen un gran impacto, en la medida en que generan importantes disponibilidades de tiempo, si bien no los abordaremos en esta ocasión en la medida en que pretendemos analizar la gestión del tiempo desde la perspectiva del coste de oportunidad:
La automatización de las tareas, de la mano de la tecnología y de forma relevante de la inteligencia artificial, nos permitirá liberar tiempo para la mejora en la eficiencia de la gestión, especialmente en aquellas tareas que no aportan valor, que está transformando la actividad de los profesionales y la gestión del tiempo.
La aplicación de metodologías ágiles en la gestión de los proyectos reduce los desperdicios de tiempo y evita la realización de tareas duplicadas, con una evidente mejora en la eficiencia de la gestión del tiempo.
La adecuada combinación de los tres elementos determinantes en la gestión del tiempo: la automatización de tareas, la gestión de proyectos y la planificación de tareas, además de conformar un determinado modelo de negocio, tiene un impacto directo en los costes de explotación, a la medida en que el coste de personal suele suponer el mayor gasto del despacho, y así su adecuada gestión tiene un impacto directo en la cuenta de resultados.
Debemos tener en cuenta que, si bien los recursos tecnológicos o de gestión son escalables, en la medida en que nos permiten atender más proyectos sin aumentar los recursos, el conocimiento y la dedicación de los profesionales no lo son, pues un mayor número de proyectos nos requerirán más profesionales, lo que nos exige gestionar el coste de oportunidad del recurso tiempo para minimizar la incorporación de nuevos profesionales, planificación que vamos a construir desde tres elementos:
- Elección: La actividad profesional implica gestionar el coste de oportunidad de lo que dejamos de hacer.
Excepto para algunos elegidos es evidente que no podemos hacer bien dos cosas a la vez, lo que convierte nuestra labor cotidiana en una elección permanente de si nos dedicamos a este u otro proyecto, y en consecuencia dejaremos de hacer cosas que habrá que eliminar, delegar o posponer, según veremos posteriormente a la planificación. La decisión comportará un coste de oportunidad que no debemos dejar a la improvisación o al azar.
La gestión del coste de oportunidad requerirá un cuádruple plan temporal: anual, mensual, semanal y diario para tener visión a corto, medio y largo plazo, ya que si sólo gestionamos el plan diario sólo gestionaremos las urgencias, en la medida en que lo inmediatamente no es siempre lo importante.
Los planes temporales tendrán que incorporar una lista de tareas, la clasificación en atención a su naturaleza, la previsión del tiempo para su desarrollo, la priorización en su ejecución, así como un elemento dinámico para el ajuste en su naturaleza ejecución que permita incorporar la flexibilidad necesaria para atender sobrecargas de trabajo o imprevistos. Los excedentes a nuestra disponibilidad horaria suponen el coste de oportunidad a gestionar, de acuerdo a los dos elementos que siguen.
- Temporalización: La correcta ubicación en el espacio temporal de las tareas a realizar será clave para conseguir los objetivos.
Lógicamente, no todas las tareas admiten la misma dilación en el tiempo, algunas estarán sujetas a vencimientos inaplazables y en consecuencia la construcción de cronogramas y diagramas de Gantt serán claves para la correcta ubicación de las tareas en el tiempo.
Generar la disponibilidad personal necesaria para la ejecución continuada en el tiempo de una determinada tarea, es otro elemento clave en la gestión del tiempo, en la medida en que la interrupción en su ejecución, o su aplazamiento, consume un tiempo adicional y un cansancio al profesional, en la medida en que la ejecución secuencial aporta mejores rendimientos. Debemos liberar el tiempo necesario para tareas que exijan concentración, buscando el aislamiento que evite la interrupción.
Debemos dejar constancia de la ejecución diaria de las tareas, mediante una herramienta de timesheet o gestión de horas, con la doble finalidad de realizar un análisis de las desviaciones e introducir las correcciones temporales necesarias, así como implementar un sistema de evaluación de la aportación de valor y rentabilidad en la ejecución de los proyectos. No podremos mejorar lo que no podamos medir.
- Priorización: la adecuada combinación entre lo urgente y lo importante
La actividad profesional consiste a menudo en la elección entre hacer lo urgente o lo importante, con el consiguiente estrés, que deberemos resolver mediante una matriz para la decisión a tomar: eliminar, delegar o posponer.
Así, si no son urgentes ni importantes, podremos eliminar las tareas, normalmente asociadas a actividades improductivas. Si son urgentes pero no importantes, podremos delegar y realizar el seguimiento correspondiente. Si son importantes pero no urgentes, podremos planificar su ejecución. Y si finalmente son urgentes e importantes, deberemos actuar de inmediato.
El balance adecuado de las diferentes entradas de la matriz nos pondrá de relieve el nivel de organización del despacho, ya que si la mayoría de las tareas son urgentes e importantes estaremos seguramente ante un problema de organización, y si por el contrario estamos ante una situación en la que la mayoría de las tareas no son importantes y no son urgentes estaremos posiblemente ante un problema de modelo de negocio.
La planificación en la ejecución de las tareas será clave para su eficiencia, en la media de que si controlamos su ejecución podremos desarrollar una estrategia de gestión. Por el contrario, si las tareas determinan la planificación del despacho, nos limitaremos a aplicar táctica, con el consiguiente estrés que penalizará adicionalmente el rendimiento.
El crecimiento del despacho va asociado necesariamente a la estrategia de delegación de tareas y la construcción de una cultura de equipo. En este sentido debemos estar especialmente atentos a los factores que nos impiden una delegación de las tareas: falta de confianza, falta de tiempo para delegar, falta de recursos, falta de motivación… La delegación de tareas tiene un componente de transmisión del conocimiento que fortalece la cultura del despacho y su crecimiento armónico, y teniendo en cuenta la importancia de estos elementos, debe dedicarse la atención necesaria.
Detallamos algunas técnicas específicas para la gestión del tiempo:
- Dedique 10 minutos al inicio de la jornada para planificar el día.
- Establecer los objetivos de forma clara y visible, con previsión de dedicación temporal y compartirlo con el equipo.
- Dividir las tareas complejas para gestionarlas en períodos máximos de 2 horas.
- Determinar un espacio temporal para llamadas, gestión de correos y gestión de redes sociales.
- Determinar espacios de tiempo bloqueados para labores que exijan concentración, así como una planificación de los descansos.
- Liberar tiempo para imprevistos y evitar las labores de tiempo sin valor.
- Usar herramientas de gestión de proyectos compartidas con el equipo, y realizar un seguimiento de la ejecución de la planificación.
- El orden en la mesa de trabajo y en el ordenador ayuda a mejorar la gestión del tiempo.
- Medir la aportación de valor al cliente y la rentabilidad económica.
- Al final del día medir la ejecución de la previsión, para corregir la siguiente para cerrar el ciclo. El aplazamiento de los trabajos será la parte más sensible a gestionar.
Sin duda, el activo más importante de un despacho son sus profesionales y, en consecuencia, una adecuada gestión de las tareas que realizan es clave para la retención del talento, la mejor experiencia del cliente y la rentabilidad del despacho. La gestión del coste de oportunidad determinó el éxito en los retos puestos.
Publicado en Legal Today 26/7/2021
