La gestión de los expedientes requiere de una metodología tanto en su planificación como en su ejecución, desde la concepción de la gestión de proyectos, diferenciando los procesos (servicios que ofrecemos) de las tareas (las operaciones específicas), en lo que denominamos Legal Project Management, para determinar con precisión el alcance, el tiempo a invertir y el coste de los recursos a asignar.
La planificación del proyecto, de acuerdo a una concepción lean, es un elemento esencial en el objetivo de la eficiencia, porque nos proporcionará una mejor ejecución que repercute directamente en la calidad del servicio. La percepción del cliente será fundamental en la gestión del proyecto, pues la satisfacción del cliente es la diferencia entre el servicio y sus expectativas, y la gestión por proyectos incide directamente en estas expectativas.
En la gestión de proyectos y la gestión del departamento legal es aconsejable el uso de metodologías ágiles, con especial adaptación al entorno legal, podemos mencionar Lean, Scrumb y Kanban, que nos permitirán ganar eficiencia por la vía de evitar desperdicios en la asignación de recursos, nos proporcionará capacidad de adaptarnos a los cambios necesarios en su ejecución y capacidad de anticipación.
La figura del project manager constituye igualmente una pieza esencial para la gestión del ciclo de vida de proyecto, en la planificación, asignación de recursos, definición de un cronograma de procesos para definir las etapas de desarrollo y especialmente determinar cómo mediremos la calidad del servicio, creando un entorno colaborativo en equipos multidisciplinares que favorezca la creatividad y autonomía de los profesionales, manteniendo informado al cliente en todo momento.
