En el disseny i l’automatització dels fluxos de treball està la clau de l’eficiència de les operacions legals.
Alguns consells pràctics:
- Analitzar i racionalitzar la seqüència de tasques mitjançant una descripció manual de tot el flux de treball: identificar errors comuns, colls d’ampolla i altres punts febles.
- Identificar els actors, els usuaris que intervenen, la informació que flueix, i determinar les fases repetibles que poden ser automatitzades.
- Combinar metodologia i tecnologia a parts iguals. En cas contrari, automatitzar la ineficiència potencia la seva ineficiència.
- El procés d’automatització ha d’iniciar-se en processos d’alt volum i baix risc.
- Abans de començar l’automatització del flux de treball, és útil tenir mètriques que quantifiquin el volum de treball fet, quant temps porta fer aquest treball i qui l’està fent.
- Mesurar i tornar a mesurar, per a tenir visibilitat de cadascuna de les fases del flux, fonamental per a la seva gestió. No es pot millorar el que no es mesura.
- Determinar els objectius a escurçar el cicle de vida del flux i els excedents generats per a augmentar el treball de major valor dels professionals i potenciar la col·laboració de l’equip.
- Dissenyar solucions d’autoservei i ticketing per a agilitzar processos fora del departament legal.
- La gestió dels projectes legals va més enllà de la gestió del coneixement. Necessitem agilitzar la planificació, execució i tancament de projectes de la mà del legal project management.
- La gestió del canvi ho és tot en les operacions legals.