L’automatització de les tasques, de la mà de la tecnologia i de manera rellevant de la intel·ligència artificial, ens permetrà alliberar temps per a la millora en l’eficiència de la gestió, especialment en aquelles tasques que no aporten valor, el que està transformant l’activitat dels professionals i la gestió del temps.
L’aplicació de metodologies àgils en la gestió dels projectes redueix els desaprofitaments de temps i evita la realització de tasques duplicades, amb una evident millora en l’eficiència de la gestió del temps.
Tècniques específiques per a la gestió del temps:
- Dedicar 10 minuts a l’inici de la jornada per a planificar el dia.
- Establir els objectius de manera clara i visible, amb previsió de dedicació temporal i compartir-ho amb l’equip.
- Dividir les tasques complexes per a la seva gestió en períodes màxims de 2 hores.
- Determinar un espai temporal per a les trucades, gestió dels correus i gestió de les xarxes socials.
- Determinar espais de temps bloquejats per a tasques que exigeixin concentració, així com una planificació dels descansos.
- Alliberar temps per a imprevistos i evitar les tasques lladres de temps sense valor.
- Usar eines de gestió de projectes compartides amb l’equip, i fer un seguiment de l’execució de la planificació.
- L’ordre en la taula de treball i a l’ordinador ajuda a la millora de la gestió del temps.
- Mesurar l’aportació de valor al client i la rendibilitat econòmica.
- Al final de dia mesurar l’execució de la previsió, per a corregir la següent per tal de tancar el cicle. L’ajornament de les tasques serà la part més sensible a gestionar.