El resultat de l’enquesta presenta les següents conclusions:

• El 41% dels despatxos entrevistats utilitzen eines d’AI generativa (no indica en quin grau, si bé sembla un percentatge alt).
• Els usos de l’AI són, per aquest ordre d’importància: resum de documents, traduccions i transcripcions, cerques de material legal, elaboració de documents, redacció de publicacions a xarxes socials i comunicats de premsa i finalment cerques de documents legals.
• L’impacte de l’AI en les operacions legals se situa en aquests àmbits, per ordre de rellevància: productivitat en tasques que no aporten valor, comprensió de documents legals, cerques en documents segons patrons, consultes i extracte de documents, així com generació d’informació en relació amb el negoci del client.
• Les preocupacions més comunes sobre la utilització de l’AI, per ordre de rellevància són: els riscos inherents a una nova manera de treballar, manca de precisió vinculada a les al·lucinacions, seguretat i confidencialitat de la informació, manca de transparència en com es generen els resultats, o la relativitat dels preus per serveis realitzats amb AI.

Alguns exemples pràctics de la utilització de l’AI:

• Crear alertes als clients sobre canvis normatius i generar propostes d’adaptació.
• Transcripció d’audiència pública o judicis orals per generar resums, conclusions i recomanacions.
• Generació de clàusules contractuals a partir de l’anàlisi de grans volums de documents.
• Localització de clàusules contractuals o al·legacions que no generen els efectes desitjats, segons uns precedents determinats.
• Catalogació automàtica de documents mitjançant metadades obtingudes de la configuració de patrons.
• Anàlisi i la detecció de contingències en grans volums de documents en processos de due diligence.

Encara que les funcions de l’AI siguin molt avançades i útils, hem de tenir en compte que en cap cas i de moment l’AI fa una anàlisi legal pròpiament dita, sinó que fa una mera anàlisi estadística del llenguatge, cosa que la priva de capacitat de raonament, sense que impedeixi per això fer més eficients les operacions legals i així els advocats puguin dedicar-se a tasques que aporten més valor.

Aquest canvi de paradigma tindrà, sens dubte, una incidència important en els models de facturació i d’aquesta manera condicionarà la viabilitat dels despatxos, en detriment del criteri de les hores facturables, per orientar-se a mesurar l’aportació de valor més enllà de l’AI generativa.

L’AI tindrà un paper fonamental i un impacte sense precedents en els serveis legals, si bé la intel·ligència humana seguirà exercint un paper fonamental, no tan sols en funcions avui inassolibles per a l’AI, sinó de manera molt rellevant en la verificació del material produït per la IA generativa. L’èxit rau doncs en l’adequada combinació dels dos àmbits en la configuració eficient de les operacions legals.

1️⃣ Entendre la necessitat del client

• Els advocats: determinen la complexitat de les necessitats i els objectius legals del client.
• La IA: proporciona informació sobre el client segons el seu històric, així com la informació pública disponible, que permet una definició més àmplia del seu context.

2️⃣ Anàlisi jurídica

1. Els advocats: defineixen els objectius i interpreten la informació jurídica complexa, basada fonamentalment en la seva experiència.
2. La IA: processa i resumeix ràpidament grans volums de dades i millora l’eficiència de l’anàlisi.

3️⃣ Definició de l’estratègia

• Els advocats: formulen els objectius, l’estructura i els punts clau de l’operació.
• La IA: ofereix plantilles per accelerar el procés de planificació, alhora que suggereix estructures de documents basades en precedents.

4️⃣ Redacció

• Els advocats: aporten la creativitat i comprensió contextual integral.
• La IA: genera el contingut inicial, alhora que garanteix el compliment de les normes jurídiques i aporta precedents aplicables.

5️⃣ Revisió

• Els advocats: aporten la precisió, claredat i qualitat general al document, per assegurar la consecució dels requisits legals i els objectius del client.
• La IA: comprova errors gramaticals, la coherència del document i assenyala els possibles problemes legals.

6️⃣ Tancament
Els advocats: incorporen al procés d’integració les preferències del client, assegurant el compliment legal.
La IA: suggereix millores, assegurant un format coherent i alineant el document amb les normes legals.

7️⃣ Lliurament al client
Els advocats: trien el mètode per a una transmissió segura i segons les formalitats legals i les preferències del client.
La IA: fa el seguiment de l’estat del lliurament, la seguretat dels canals de transmissió i la generació de notificacions a les parts interessades.

8️⃣ Avaluació per a la millora
Els advocats: valoren l’aportació de valor i plantegen les modificacions necessàries per a reforçar la confiança del client.
L’AI: fa seguiment dels canvis legals i suggereix modificacions a temps real o segons els comentaris del client.

? Són insubstituïbles les capacitats dels advocats en l’empatia, intuïció i perspicàcia legal, alhora que l’AI és imbatible en velocitat, eficiència i capacitats de processament de dades. L’eficiència rau en la fusió adequada de totes aquestes capacitats.

?Sens dubte 2024 representarà un pas decisiu en la transformació dels serveis legals a les empreses.

El canvi de paradigma de la funció legal a les empreses necessita un canvi estratègic en la concepció i desenvolupament de les operacions legals, que passa en bona part en l’adopció de metodologies en la gestió de projectes (LPM), així com de les eines tecnològiques que potenciïn la particular aposta estratègica de cada empresa, bàsicament en dues direccions: automatització de processos i gestió de dades. Entenem que l’ELM (Entreprise Legal Management) conté aquest enfocament estratègic.

El canvi de paradigma de la funció legal suposa un canvi de concepció estratègica que passa pels següents elements:

• De vetllar pel compliment normatiu, a posar la funció legal al servei de l’estratègia de l’empresa.
• De pretendre evitar riscos, a la gestió dels riscos propis del negoci.
• D’una posició reactiva, a una visió proactiva alienada amb els objectius de l’empresa.

Així, la gestió legal empresarial (ELM) aposta per una visió global i estratègica de les operacions legals de l’empresa, que s’orienta principalment a la gestió dels fluxos de treball, el que dona transparència i predictibilitat a les operacions legals, alhora que permet la presa de decisions basades en dades.

Alhora l’ELM respecte al CLM permet assolir de millor manera l’evolució d’una gestió documental a la gestió del coneixement, per tal de retenir i potenciar el talent legal de l’empresa, al servei de les noves necessitats que es plantegin.

En aquest propòsit l’AI es converteix en un complement imprescindible per a la millora de la capacitat estratègica de les operacions legals, atès que permet automatitzar moltes funcions, així com abordar la gestió de riscos amb anàlisis predictives, fonamental per una actuació proactiva, alhora que proporciona dades de qualitat per a la presa de decisions basades en dades (BI). Tot amb l’objectiu que la funció legal s’orienti a tasques de major aportació de valor.

Cal doncs superar l’abast funcional del CLM, circumscrit al cicle de vida dels documents legals, a una visió per a la gestió end-to-end de tots els assumptes amb impacte legal en el negoci, inclosos l’àmbit del control de costos, així com les mètriques clau de rendiment, que permeten assolir de millor manera els objectius de transparència, estalvi de costos, eficiència, i especialment de predictibilitat i estabilitat de la funció legal.

? La transparència, a més d’incorporar-la en la proposta de valor, necessita eines i metodologies per la seva efectivitat, i amb aquest objectiu hem desenvolupat una plataforma col·laborativa, Bilops- Legal Digital Platform, en la qual totes les persones que participen en el projecte comparteixen una mateixa eina i metodologia de treball amb clara orientació a negoci.
D’aquesta manera el negoci té en tot moment visibilitat de l’evolució de les operacions legals i dels costos que s’incorren.

?El tancament del cercle de l’eficiència s’assoleix mitjançant una proposta de serveis legals alternatius (ALSP), que permet disposar dels professionals especialitzats per a cada projecte.

 InnoLaw Group, PLLC ofereix una interessant eina per determinar els requisits d’èxit en la implementació d’un CLM, a més de disposar en la seva web d’una molt interessant base de recursos en l’àmbit del CLM.

Com tot projecte de transformació digital, en la implementació del CLM cal fer l’anàlisi del seu impacte en les persones, els processos i la tecnologia que estem utilitzant, per determinar la preparació de l’organització per a l’automatització de processos i com convergeixen les accions en l’evolució cap a l’eficiència de les operacions legals, i això sempre és particular a cada empresa!

En aquesta anàlisi serà clau entendre les necessitats de les operacions legals, en el sentit de com arrenca el flux, els canals de tramitació, els recursos disponibles en forma de plantilles i repositori de clàusules, així com la gestió posterior a la signatura.

? Cal millorar l’eficiència dels processos abans d’automatitzar-los, perquè la tecnologia per ella mateixa no ens aportarà solucions. Digitalitzant la ineficiència tan sols aconseguirem potenciar la ineficiència!

 Complementa el test de CLM amb el nostre test de digitalització de les teves operacions legals.
? https://lnkd.in/duDFrncK

Alguns aspectes clau a considerar en la seva implementació:
✔️ concepció transversal a l’empresa, considerant les necessitats de cada departament i no únicament del departament legal.
✔️ definir prioritats, determinant on és l’eficiència.
✔️ mapeig exhaustiu dels processos a automatitzar.
✔️ plantilles útils i actualitzades i sistematització de clàusules.
✔️ procés de migració de dades que alimenti adequadament el sistema.
✔️ gestió de dades: per mesurar, alimentar l’eina d’AI i el control del ROI.

En definitiva, l’èxit d’un CLM consisteix a aconseguir la seva alineació amb els objectius del negoci, i aquest objectiu és molt particular de cada companyia, cosa que requerirà eines prou flexibles per assolir de manera específica l’orientació business partner de la funció legal.

L’objectiu últim del CLM és l’automatització de tasques per tal que l’advocat es pugui dedicar a tasques de major valor afegit i guanyar en seguretat. En aquest objectiu l’AI juga un paper rellevant. Com?

• En l’establiment de models o plantilles harmonitzades que permetin detectar desviacions dels documents en curs de gestió respecte a l’estàndard, assenyalant riscos i alhora alternatives de regulació.
• La implementació de clàusules automatitzades segons determinades variables del contracte.
• La gestió del mateix flux de treball en la negociació dels termes del contracte, així com la seva gestió posterior durant la seva vigència.

A més, la transversalitat del CLM contribueix al seu èxit, perquè en potencia dos factors claus:

• L’obtenció d’una millora del ROI, determinant els àmbits d’aplicació on la inversió en l’automatització genera un retorn suficient.
• La transversalitat a l’empresa, concebut per atendre les necessitats de tots els departaments de l’empresa i no tan sols el departament legal.

L’AI no substituirà els advocats, però sens dubte canviarà la seva feina. Un informe de Golman Sachs estima que la IA generativa podria automatitzar el 44% de les tasques legals als Estats Units. Això comportarà un canvi important de les habilitats i competències dels advocats, molt més transversals, amb una orientació clara a la gestió de les dades en la presa de decisions, cap a un nou model de prestació de serveis legals, a partir del concepte clau per a l’aportació de valor i l’orientació a negoci.

La AI contribuirà sens dubte a l’evolució del CLM cap una transversalitat, vers al ELM (enterprise legal management) per a les operacions legals, i més enllà al LMM (legal matter management) per a la gestió de tots els àmbits de la pràctica legal corporativa, però això serà objecte d’un altre post!

Per a això alguns suggeriments:

• Concepte business partner de la funció legal, com a creadora i impulsora de negoci, en lloc de ser un stopper a les iniciatives empresarials.
• Eliminar sitges, abordant també els assumptes legals en equips transversals i multidisciplinaris des de la metodologia de gestió de projectes.
• Mesurar l’activitat de la funció legal mitjançant KPIs en sincronia amb els objectius de l’empresa. No es pot millorar el que no es mesura.
• Automatitzar i simplificar processos per a guanyar eficiència, minimitzar riscos i afavorir la velocitat de negoci.
• La tolerància al risc ha de ser definida en l’àmbit global, no únicament pel departament legal.
• Impedir que la perfecció sigui enemiga del que és bo.

La tecnologia Blockchain permet assegurar i automatitzar processos repetitius, així com documents i contractes a manera de CLM, mitjançant l’extracció de metadades rellevants en els documents, per a així augmentar l’eficiència dels processos i la precisió en la revisió de documents.

L’ús de Blockchain va més enllà dels coneguts smarts contracts, si bé cal recordar que ni són contractes, ni són intel·ligents, perquè la seva funció es limita a l’execució dels termes del contracte que siguin objectivables mitjançant lògica matemàtica i de manera extraordinàriament rígida.

Hem d’aprofitar la tecnologia Blockchain en processos on la traçabilitat i immutabilitat de les transaccions són claus per a la seguretat i validació de les operacions legals.

Alguns consells pràctics:

1. Analitzar i racionalitzar la seqüència de tasques mitjançant una descripció manual de tot el flux de treball: identificar errors comuns, colls d’ampolla i altres punts febles.
2. Identificar els actors, els usuaris que intervenen, la informació que flueix, i determinar les fases repetibles que poden ser automatitzades.
3. Combinar metodologia i tecnologia a parts iguals. En cas contrari, automatitzar la ineficiència potencia la seva ineficiència.
4. El procés d’automatització ha d’iniciar-se en processos d’alt volum i baix risc.
5. Abans de començar l’automatització del flux de treball, és útil tenir mètriques que quantifiquin el volum de treball fet, quant temps porta fer aquest treball i qui l’està fent.
6. Mesurar i tornar a mesurar, per a tenir visibilitat de cadascuna de les fases del flux, fonamental per a la seva gestió. No es pot millorar el que no es mesura.
7. Determinar els objectius a escurçar el cicle de vida del flux i els excedents generats per a augmentar el treball de major valor dels professionals i potenciar la col·laboració de l’equip.
8. Dissenyar solucions d’autoservei i ticketing per a agilitzar processos fora del departament legal.
9. La gestió dels projectes legals va més enllà de la gestió del coneixement. Necessitem agilitzar la planificació, execució i tancament de projectes de la mà del legal project management.
10. La gestió del canvi ho és tot en les operacions legals.

En el passat, la percepció de l’organització estava més centrada en l’eficiència operativa, la capacitat de resposta o la velocitat d’execució i la resolució, i aquesta percepció evoluciona cap a l’eficiència de costos i l’impacte positiu en el negoci en l’àmbit global.

L’estudi determina que les solucions de gestió del cicle de vida del contracte (CLM) contribueixen a un estalvi de fins al 50% només en despeses legals, no obstant això, només la meitat (54%) diu que els seus processos contractuals estan automatitzats, la qual cosa posa en relleu un dèficit encara important en l’adopció d’eines tecnològiques de CLM.

Així, l’adopció de tecnologies especialment dissenyades per a les operacions legals permeten avaluar tendències, rendiments, desenvolupar mètriques i establir punts de referència a l’entorn dels temps del cicle, així com analitzar les carteres d’assumptes, proporcionant vistes de tauler i informes sòlids per a realitzar un seguiment de l’aportació de valor.

El futur de la gestió legal està sens dubte en la innovació, impulsar l’eficiència amb el suport de la tecnologia i aconseguir victòries operatives !