Sin duda, el tiempo de dedicaci\u00f3n a los asuntos en un despacho es el elemento m\u00e1s importante de la gesti\u00f3n, en la medida en que el tiempo es un recurso finito, que no se puede recuperar, al tiempo que es la principal materia prima con la que trabajamos, pues sustancialmente nuestra actividad consiste en dedicar horas a atender a los encargos de nuestros clientes. Seg\u00fan la gesti\u00f3n del tiempo de los profesionales que implementamos estaremos determinando la experiencia del cliente, la consecuci\u00f3n de los objetivos del despacho y el bienestar propio de los profesionales, de ah\u00ed su capital importancia.<\/p>\n\n
Antes de abordar la optimizaci\u00f3n en la gesti\u00f3n del tiempo debemos mencionar dos elementos que tienen un gran impacto, en la medida en que generan importantes disponibilidades de tiempo, si bien no los abordaremos en esta ocasi\u00f3n en la medida en que pretendemos analizar la gesti\u00f3n del tiempo desde la perspectiva del coste de oportunidad:<\/p>\n\n
La automatizaci\u00f3n de las tareas, de la mano de la tecnolog\u00eda y de forma relevante de la inteligencia artificial, nos permitir\u00e1 liberar tiempo para la mejora en la eficiencia de la gesti\u00f3n, especialmente en aquellas tareas que no aportan valor, que est\u00e1 transformando la actividad de los profesionales y la gesti\u00f3n del tiempo.<\/p>\n\n
La aplicaci\u00f3n de metodolog\u00edas \u00e1giles en la gesti\u00f3n de los proyectos reduce los desperdicios de tiempo y evita la realizaci\u00f3n de tareas duplicadas, con una evidente mejora en la eficiencia de la gesti\u00f3n del tiempo.<\/p>\n\n
La adecuada combinaci\u00f3n de los tres elementos determinantes en la gesti\u00f3n del tiempo: la automatizaci\u00f3n de tareas, la gesti\u00f3n de proyectos y la planificaci\u00f3n de tareas, adem\u00e1s de conformar un determinado modelo de negocio, tiene un impacto directo en los costes de explotaci\u00f3n, a la medida en que el coste de personal suele suponer el mayor gasto del despacho, y as\u00ed su adecuada gesti\u00f3n tiene un impacto directo en la cuenta de resultados.<\/p>\n\n
Debemos tener en cuenta que, si bien los recursos tecnol\u00f3gicos o de gesti\u00f3n son escalables, en la medida en que nos permiten atender m\u00e1s proyectos sin aumentar los recursos, el conocimiento y la dedicaci\u00f3n de los profesionales no lo son, pues un mayor n\u00famero de proyectos nos requerir\u00e1n m\u00e1s profesionales, lo que nos exige gestionar el coste de oportunidad del recurso tiempo para minimizar la incorporaci\u00f3n de nuevos profesionales, planificaci\u00f3n que vamos a construir desde tres elementos:<\/p>\n\n
Excepto para algunos elegidos es evidente que no podemos hacer bien dos cosas a la vez, lo que convierte nuestra labor cotidiana en una elecci\u00f3n permanente de si nos dedicamos a este u otro proyecto, y en consecuencia dejaremos de hacer cosas que habr\u00e1 que eliminar, delegar o posponer, seg\u00fan veremos posteriormente a la planificaci\u00f3n. La decisi\u00f3n comportar\u00e1 un coste de oportunidad que no debemos dejar a la improvisaci\u00f3n o al azar.<\/p>\n\n
La gesti\u00f3n del coste de oportunidad requerir\u00e1 un cu\u00e1druple plan temporal: anual, mensual, semanal y diario para tener visi\u00f3n a corto, medio y largo plazo, ya que si s\u00f3lo gestionamos el plan diario s\u00f3lo gestionaremos las urgencias, en la medida en que lo inmediatamente no es siempre lo importante.<\/p>\n\n
Los planes temporales tendr\u00e1n que incorporar una lista de tareas, la clasificaci\u00f3n en atenci\u00f3n a su naturaleza, la previsi\u00f3n del tiempo para su desarrollo, la priorizaci\u00f3n en su ejecuci\u00f3n, as\u00ed como un elemento din\u00e1mico para el ajuste en su naturaleza ejecuci\u00f3n que permita incorporar la flexibilidad necesaria para atender sobrecargas de trabajo o imprevistos. Los excedentes a nuestra disponibilidad horaria suponen el coste de oportunidad a gestionar, de acuerdo a los dos elementos que siguen.<\/p>\n\n
L\u00f3gicamente, no todas las tareas admiten la misma dilaci\u00f3n en el tiempo, algunas estar\u00e1n sujetas a vencimientos inaplazables y en consecuencia la construcci\u00f3n de cronogramas y diagramas de Gantt ser\u00e1n claves para la correcta ubicaci\u00f3n de las tareas en el tiempo.<\/p>\n\n
Generar la disponibilidad personal necesaria para la ejecuci\u00f3n continuada en el tiempo de una determinada tarea, es otro elemento clave en la gesti\u00f3n del tiempo, en la medida en que la interrupci\u00f3n en su ejecuci\u00f3n, o su aplazamiento, consume un tiempo adicional y un cansancio al profesional, en la medida en que la ejecuci\u00f3n secuencial aporta mejores rendimientos. Debemos liberar el tiempo necesario para tareas que exijan concentraci\u00f3n, buscando el aislamiento que evite la interrupci\u00f3n.<\/p>\n\n
Debemos dejar constancia de la ejecuci\u00f3n diaria de las tareas, mediante una herramienta de timesheet o gesti\u00f3n de horas, con la doble finalidad de realizar un an\u00e1lisis de las desviaciones e introducir las correcciones temporales necesarias, as\u00ed como implementar un sistema de evaluaci\u00f3n de la aportaci\u00f3n de valor y rentabilidad en la ejecuci\u00f3n de los proyectos. No podremos mejorar lo que no podamos medir.<\/p>\n\n
La actividad profesional consiste a menudo en la elecci\u00f3n entre hacer lo urgente o lo importante, con el consiguiente estr\u00e9s, que deberemos resolver mediante una matriz para la decisi\u00f3n a tomar: eliminar, delegar o posponer.<\/p>\n\n
As\u00ed, si no son urgentes ni importantes, podremos eliminar las tareas, normalmente asociadas a actividades improductivas. Si son urgentes pero no importantes, podremos delegar y realizar el seguimiento correspondiente. Si son importantes pero no urgentes, podremos planificar su ejecuci\u00f3n. Y si finalmente son urgentes e importantes, deberemos actuar de inmediato.<\/p>\n\n
El balance adecuado de las diferentes entradas de la matriz nos pondr\u00e1 de relieve el nivel de organizaci\u00f3n del despacho, ya que si la mayor\u00eda de las tareas son urgentes e importantes estaremos seguramente ante un problema de organizaci\u00f3n, y si por el contrario estamos ante una situaci\u00f3n en la que la mayor\u00eda de las tareas no son importantes y no son urgentes estaremos posiblemente ante un problema de modelo de negocio.<\/p>\n\n
La planificaci\u00f3n en la ejecuci\u00f3n de las tareas ser\u00e1 clave para su eficiencia, en la media de que si controlamos su ejecuci\u00f3n podremos desarrollar una estrategia de gesti\u00f3n. Por el contrario, si las tareas determinan la planificaci\u00f3n del despacho, nos limitaremos a aplicar t\u00e1ctica, con el consiguiente estr\u00e9s que penalizar\u00e1 adicionalmente el rendimiento.<\/p>\n\n
El crecimiento del despacho va asociado necesariamente a la estrategia de delegaci\u00f3n de tareas y la construcci\u00f3n de una cultura de equipo. En este sentido debemos estar especialmente atentos a los factores que nos impiden una delegaci\u00f3n de las tareas: falta de confianza, falta de tiempo para delegar, falta de recursos, falta de motivaci\u00f3n\u2026 La delegaci\u00f3n de tareas tiene un componente de transmisi\u00f3n del conocimiento que fortalece la cultura del despacho y su crecimiento arm\u00f3nico, y teniendo en cuenta la importancia de estos elementos, debe dedicarse la atenci\u00f3n necesaria.<\/p>\n\n
Detallamos algunas t\u00e9cnicas espec\u00edficas para la gesti\u00f3n del tiempo:<\/p>\n\n
Sin duda, el activo m\u00e1s importante de un despacho son sus profesionales y, en consecuencia, una adecuada gesti\u00f3n de las tareas que realizan es clave para la retenci\u00f3n del talento, la mejor experiencia del cliente y la rentabilidad del despacho. La gesti\u00f3n del coste de oportunidad determin\u00f3 el \u00e9xito en los retos puestos.<\/p>\n\n
Publicado en Legal Today 26\/7\/2021<\/p>\n\n